Referat Wspomagający - KPP w Olkuszu

Referat Wspomagający

Do zadań Referatu Wspomagającego należy w szczególności:

w zakresie prezydialnym:

1. obsługa kancelaryjno-biurowa kierownictwa Komendy w zakresie spraw jawnych;
2. obsługa kancelaryjno-biurowa Referatu Wspomagającego oraz Zespołów i Jednoosobowego Stanowiska do spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Komendy;
3. prowadzenie kancelarii ogólnej /jawnej/ w Komendzie:

   a) przyjmowanie poczty wpływającej do Komendy,

   b) obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów w aplikacji Intradok,

   c) prowadzenie rejestrów, teczek, dzienników i książek ewidencyjnych,

   d) kierowanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych Komendy i Jednostek podległych,

   e) sprawowanie nadzoru nad pracą kancelaryjno-biurową w komórkach organizacyjnych Komendy i jednostkach podległych;

4. prowadzenie ewidencji i dystrybucja obowiązujących aktów prawnych;
5. przyjmowanie, rejestrowanie i dystrybucja do Urzędów Miast i Gmin przesyłek zawierających dowody osobiste;
6. organizacja i obsługa uroczystości oraz narad służbowych z udziałem kierownictwa Komendy;
7. udział w komisyjnym przekazywaniu komórek organizacyjnych Komendy i Jednostek podległych;
8. kształtowanie rozwiązań usprawniających komunikację wewnętrzną w Komendzie;
9. wdrażanie i doskonalenie w komórkach organizacyjnych Komendy i Jednostkach podległych działań wizerunkowych, w tym zasad wynikających z ceremoniału policyjnego i etykiety urzędniczej.

w zakresie finansów:

1. przyjmowanie, kompletowanie i weryfikacja dokumentów finansowych w oparciu o „Instrukcję obiegu dokumentów finansowo-księgowych w KWP w Krakowie i jednostkach jej podległych” oraz nadawanie im dalszego biegu celem przekazania do terminowej realizacji zapłaty;
2. sporządzanie dokumentów finansowych, w tym między innymi: rachunków, faktur, list wypłat dodatkowych należności pieniężnych dla funkcjonariuszy i pracowników cywilnych;
3. planowanie, sporządzanie dokumentów finansowych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w oparciu o regulamin zatwierdzony przez Komendanta oraz ewidencjonowanie przyznanych należności;
4. przyjmowanie i weryfikowanie wniosków emerytów i rencistów policyjnych ubiegających się o świadczenie socjalne;
5. współuczestniczenie w przygotowywaniu porozumień, ich realizacji oraz rozliczeniu zgodnie z przeznaczeniem w ramach Funduszu Wsparcia Policji;
6. pomocnicza obsługa Koleżeńskiej Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej;
7. prowadzenie gospodarki mandatowej;
8. obsługa pieniężna wpłat i wypłat gotówkowych;
9. prowadzenie postępowań w zakresie szkód dotyczących majątku Komendy;
10. prowadzenie postępowań regresowych oraz dochodzenie należności zasądzonych prawomocnymi wyrokami sądowymi;
11. udział w czynnościach inwentaryzacyjnych składników majątkowych będących w użytkowaniu Komendy;
12. prowadzenie bieżącej ewidencji dokumentów finansowych;
13. archiwizacja dokumentów finansowych pozostających w Komendzie.

w zakresie gospodarki materiałowo – technicznej:

1. prowadzenie gospodarki materiałowo-technicznej w poszczególnych branżach otrzymanych z Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie oraz realizacja doraźnych zakupów po uzyskaniu zgody z Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie;
2. prowadzenie ewidencji pomocniczej wszystkich składników majątkowych pozostających w użytkowaniu Komendy w zakresie gospodarki materiałowo-technicznej;
3. prowadzenie rozpoznania cenowo-rynkowego oraz realizacja zadań w zakresie usług, napraw oraz zakupów sprzętu i materiałów w porozumieniu z merytorycznymi pracownikami Wydziału Gospodarki Materiałowo-Technicznej Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie;
4. prowadzenie dokumentacji przychodowo-rozchodowej napojów chłodzących przysługujących policjantom i pracownikom Policji w okresie letnim;
5. sporządzanie wykazów policjantów i pracowników cywilnych uprawnionych do otrzymywania wyposażenia specjalnego i środków ochrony indywidualnej, środków higieny osobistej oraz ich dystrybucja na podstawie sporządzonych rozdzielników;
6. sporządzanie imiennych wykazów policjantów oraz pracowników cywilnych, którym przysługuje równoważnik pieniężny w zamian za wyżywienie w naturze, w okresie zimowym;
7. wykonywanie zadań związanych z realizacją usług weterynaryjnych w zakresie leczenia psów służbowych;
8. nadzór nad zadaniami w zakresie bezpieczeństwa pożarowego;
9. bieżący nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem i użytkowaniem powierzonych składników majątkowych Komendy;
10. dokonywanie doraźnych zakupów materiałów eksploatacyjnych oraz drobnego wyposażenia;
11. prowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych Komendy, wykonywanie czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych Komendy.

w zakresie transportu:

1. Prowadzenie gospodarki transportowej dla Komendy w zakresie określonym przepisami Komendanta Głównego Policji dla jednostki użytkującej służbowy sprzęt transportowy.

w zakresie działalności mieszkaniowej oraz obsługi technicznej i eksploatacyjnej obiektów oraz gospodarki nieruchomościami: 

1. prowadzenie gospodarki mieszkaniowej, w tym: wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach równoważników pieniężnych i pomocy finansowej wynikających z obowiązujących przepisów; naliczanie dla uprawnionych świadczeń związanych z prawem do lokalu mieszkalnego, a także prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
2. uczestniczenie w przygotowaniu, zawieraniu i nadzór nad realizacją umów na dostawy i usługi specjalistyczne wymagane dla prawidłowej eksploatacji obiektów;
3. prowadzenie książek obiektów budowlanych;
4. prowadzenie bieżących robót konserwacyjno-naprawczych i eksploatacyjnych zapewniających pełną sprawność użytkową obiektów służbowych;
5. udział w opracowywaniu planów inwestycyjnych i remontów obiektów oraz w ich realizacji;
6. zabezpieczenie materiałowe dla prowadzenia bieżącej eksploatacji obiektów i prowadzenie ewidencji i dokumentacji rozliczeniowej zakupionych przez Komendę i przejętych od Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie materiałów do konserwacji, narzędzi, środków czystości itp.;
7. prowadzenie stosownych ewidencji pomocniczych oraz ewidencji wydatków;
8. prowadzenie wykazu stanowisk pracy służb eksploatacyjnych oraz osób obsługujących urządzenia energetyczne i elektryczne wraz z bieżącą weryfikacją ważności zaświadczeń kwalifikacyjnych;
9. udział w przygotowaniu projektów umów najmu, dzierżawy oraz użyczenia wraz ze sporządzaniem kalkulacji stawek do umów (w zależności od zmian cen) i uaktualnianie stawek czynszu;
10. udział w sporządzaniu protokołów przekazania lub przejęcia pomieszczeń udostępnianych na terenie Komendy;
11. przygotowywanie deklaracji podatkowych na dany rok kalendarzowy;
12. opiniowanie miejscowych planów ogólnych i szczegółowych zagospodarowania przestrzennego.

w zakresie łączności i informatyki:

1. wykonywanie określonych w przepisach i dokumentach czynności administracyjnych związanych z funkcjonowaniem systemów łączności i teleinformatycznych w Komendzie i Jednostkach podległych;
2. utrzymywanie sprawności technicznej infrastruktury, sprzętu, systemów teleinformatyki, łączności, monitoringu, kontroli dostępu, sygnalizacji włamań i napadów oraz ich zasilania w Komendzie i Jednostkach podległych;
3. prowadzenie ewidencji ilościowej oraz gospodarki sprzętowej i materiałowej w zakresie asortymentu łączności i teleinformatyki w Komendzie i Jednostkach podległych;
4. współpraca z Wydziałem Łączności i Informatyki Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie przy projektach inwestycyjno-budowlanych, realizacji porozumień i umów oraz planowaniu i analizie rozliczeń finansowych w zakresie objętym działaniem pionu łączności i teleinformatyki.