Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie w postaci bezpośredniego zgłoszenia w formie protokołu lub pisemnie w postaci papierowej.
Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Przykładowy wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 2 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:
a) wysłanie go na adres: Komenda Powiatowa Policji w Olkuszu, ul. Jana Pawła II 32, 342-300 Olkusz, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”,
b) doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Olkuszu w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak w punkcie a).
Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Olkuszu do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma tylko: Komendant Powiatowy Policji w Olkuszu lub jego zastępca oraz upoważnione osoby.
Na wniosek zgłaszającego, zgłoszenie ustne dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KPP w formie protokołu zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Podczas spotkania, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Zgłoszenia wewnętrzne, które są anonimowe nie są rozpatrywane zgodnie z niniejszą procedurą.
W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.